1月10日,四川成都供電公司運維檢修部員工收到一條短信提示:“本部門存在已超期或將要超期的13條應付款項記錄,涉及5家供應商,請及時核實處理。”該員工隨即登錄企業資源管理系統查看預警數據并逐項核實,同時聯系該公司財務部員工同步處理應付款項。預警短信通知到戶是國網四川省電力公司創新打造業財雙責聯動往來款項預警機制的一個手段。
國網四川電力積極響應國家電網有限公司深化多維精益管理變革要求,構建往來款項智慧管理體系,搭建往來款項智慧管控平臺,聚焦每一筆往來款項,深入每一項業務,實現往來數據標準化治理、往來業務全過程管控、往來風險多維度防范,推動會計信息質量不斷提升,助力有效防控經營風險。
定標準 提高基礎數據質量
2023年12月31日,成都供電公司財務部報表專責陳江通過往來款項智慧管控平臺一鍵生成往來對應損益報表,快速完成收入成本內部抵消等交易明細填報工作。“以往,我們開展這項工作要整理分析多種憑證明細、銀行流水明細、協同平臺交易明細等數據,費時費力。”陳江介紹。2023年起,國網四川電力開展往來基礎數據治理,實現了往來款項與在建工程、固定資產、生產成本等數據的關聯查詢,大大提高了工作效率和數據準確性。
國網四川電力會計主體多、往來業務量大、客商數量多,且存量往來款項數據龐雜。截至2022年年底,該公司累計客商9.41萬個,應付往來款80.27萬項,由此帶來了數據交互慢、信息傳遞不及時等問題。為此,國網四川電力優化往來款項管理制度,編制了8章節共33條管理實施細則和往來業務處理操作手冊,規范業務處理標準,同時實行業財雙責往來款項管理方式。
在日常業務中,國網四川電力以“發現即治理”為原則,常態化開展存量基礎數據問題排查整治。依據往來款項業財數據治理標準,該公司以企業工商信息為基礎,全面梳理供應商和客戶基本信息,完善客商企業性質、企業規模、經營狀況3個標簽,補充是否經營異常、是否限制消費等5項風險要素信息,并及時核實清理往來數據問題,夯實往來款項管理基礎。此外,該公司以憑證信息為載體,從采購訂單、合同信息等79個管理維度構建往來款項數據倉,規范業務源端信息,實現往來業務業財信息多維管理。
2023年,國網四川電力治理完善供應商與客戶基本信息10.6萬條,清理往來未清項38.2萬條,補充存量往來業務源端信息11.3萬條,完成客商往來業務多維數據入倉共計304.89萬條,保障往來款項基礎數據的標準性和完整性,不斷提高數據質量。
建臺賬 強化往來款項全過程管控
國網四川電力深化往來款項智慧管控平臺應用,以往來款項數據倉為基礎,定時、自動匯聚增量會計憑證,一鍵式獲取財務流、業務流信息,通過多維度臺賬全方位展示往來款項掛賬、銷賬、調賬信息,形成往來款項全過程、多目標、多場景、多階段統籌管理模式。
2023年3月16日,四川送變電公司市場經營部合同管理專責根據中標結果,在往來款項智慧管控平臺上應用非電費收入模塊一鍵獲取經法合同信息,完成銷售訂單創建。當年5月22日,該公司市場經營部關聯銷售訂單創建開票申請,財務人員隨后一鍵生成應收憑證。次日收到客戶款項后,業務部門線上匹配銀行流水,財務人員再根據匹配信息一鍵完成實收憑證。“應用非電費收入模塊后,業財信息實現全流程貫通,我們擺脫了業務部門不清楚財務事項進度、財務部門掌握不了業務信息的窘境。”四川送變電公司財務部主任楊友全介紹。
國網四川電力不斷強化應收、應付賬款全過程管理。該公司以銷售訂單為載體,構建應收款項資源池,將每一筆款項與合同、客戶、發票對應,可一鍵生成應收款項業務的憑證記錄,目前已完成1.11萬筆銷售訂單與往來憑證的關聯。同時,該公司從預算管理、項目管理、采購管理、合同管理、發票管理出發,貫通應付往來款項業務全流程鏈路,實現業務管理規范化、臺賬數據標準化、數據分析智能化、信息共享卡片化。
“應用往來款項智慧管控平臺能一鍵生成10項多維分析報表,不僅提高了工作效率,還實現了各層級單位往來款項對象說得清、賬期分得開、金額算得準。”國網四川電力財務部會計處專責龔意涵介紹。
此外,國網四川電力不斷增強長賬齡往來款項管理能力,業務責任部門歸口管理長賬齡往來款項,業務經辦人定期上傳合同、情況說明等長期掛賬佐證材料,形成“原因可追溯、信息可共享、責任可落實”的長效管理機制。2023年年底,國網四川電力3年以上長期應付款項較年初下降19.48%。
重預警 織牢織密風險防線
2023年11月20日,樂山供電公司財務部往來管理專責通過往來款項智慧管控平臺賬齡管理模塊查詢,發現5筆即將到期的應付款項,隨即督促經辦人及時上傳了佐證材料并提交了預計付款時間,防范經營風險。
目前,國網四川電力構建了“事前預警+事中管控+事后稽核”的全過程風險管控模式,在往來款項智慧管控平臺基礎質量管理模塊內嵌74個事前預警規則、2個事中控制規則、185個事后稽核規則,前置債權債務風險管控節點,完善往來款項清理核對機制、風險識別預警機制,及時診斷往來管理風險點,實現債權債務“風險提前預警、過程實時控制、結果強化監督”。
同時,國網四川電力創新實施“業務經辦+財務核算”業財雙責聯動預警管控方式,通過把存量往來業財數據推送到前端,滿足各層級單位、各專業部門往來管理查詢需求,并設置往來賬齡預警年度、提前預警天數等信息提示,以短信方式通知相關責任人,提高了往來款項支付效率。
此外,國網四川電力還部署了往來管理問題在線整改督辦功能,實時更新經濟責任審計往來管理問題和客商余額為負、未清項應清未清等問題,在線查詢、監督各單位往來管理問題整改進度,持續提升整改質效。2023年,該公司發現往來管理問題488條,88.09%的問題已完成整改。(劉倩 李一薇 高珩瑞)
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