包頭供電局客服中心蒲公英創新工作室開發報裝資料數字化檔案處理系統

發布時間： 2020-11-04 15:52:26 來源：中國電力網作者：劉向飛靜波

　　中國電力網訊包頭供電局客服中心是受理客戶報裝用電的單位，檔案室已經存放了近二十年的客戶報裝資料,已經形成資料過多無法存放的局面。2019年客服中心蒲公英創新工作室開發一套電子檔案管理系統及檔案資料自動化掃描編碼系統,作為當年的創新項目，將檔案室現存的報裝資料全部數字化，可節省報裝資料的存放空間，有利于資料的長時間保存，同時大幅提高資料查詢的效率，更便于資料的閱覽。

　　電子檔案管理系統放置在蒲公英創新工作室，配置高速掃描儀和電腦，可以對現存的紙質資料進行快速掃描，同時通過管理系統自動將掃描生產的數字化文件進行編碼，儲存在觸摸電腦內，并利用觸摸屏的方式以便于對存檔資料的查詢與瀏覽。利用資料自動化掃描編碼系統，可自動將紙質資料掃描成數字化的影像資料，并且自動編碼后存入檔案管理系統，相關人員可以通過該系統快捷地檢索瀏覽報裝資料。電子檔案管理系統有效解決傳統檔案保管過程中存在的防火、防潮等一系列問題，對報裝資料無限期保存，并且可以節省存放空間，緩解辦公場地不足的矛盾。按照平均每年報裝1500戶，每份20頁資料計算，每年可節省紙張3萬余張，節省報裝資料打印、復印等費用，每年節約費用均在萬元以上。通過一年的運行，現已將2006年--2018年報裝工單進行了掃描，錄入業務工單兩萬多份，將近40萬頁的資料，充分發揮了預期的效果。